GuestHub
Általános információ
A GuestHub megalkotásának célja egy olyan vendégportál kialakítása volt, melynek segítségével a szálláshely vendégei egyszerűen és zökkenőmentesen kezelhetik az adott szálláshelyhez tartozó, közelgő foglalásukkal kapcsolatos ügyeiket.
Admin oldali kezelés
Beállítások
A szálláshely saját maga döntheti el és állíthatja be, hogy ...
- a GuestHub felülete egyáltalán elérhető legyen-e a vendégek számára,
- a vendégek kizárólag e-mail címmel és PIN kódos azonosítással, vagy mindezek nélkül közvetlenül elérhessék-e a felületet,
- a "Foglalás lemondása" gomb megjelenjen-e vagy rejtve maradjon,
- továbbá a "Szoba lemondása" gomb megjelenítésre kerüljön-e vagy sem.
Az említett beállítások a RoomSome 2.0⇥Beállítások menüpont "GuestHub" tabján találhatóak.
A foglalás összegzésénél megjelenő szálláshely leírása, a fejlécben található kapcsolattartói e-mail címhez és telefonszámhoz hasonlóan a "Szálláshely adatok" menüpont alatt, nyelvenként, a "Szálláshely/Ügyfél adatok" szekcióban módosítható.
Bekerült a vendég oldali foglalás módosításának lehetősége, amelynél admin oldalon meghatározható, hogy érkezés előtt mennyi ideig engedélyezzük a vendég számára saját foglalásának módosítását:
- Érkezés előtt ennyi napig: az érkezés napja előtt ennyi napig módosítható a foglalás dátuma,
- Eddig az óráig: a határidő napján eddig az óráig módosítható a foglalás dátuma.
Foglalás kezelése
Admin oldali foglalás törléskor vagy lemondáskor (továbbiakban törlés) a szobák kötbér adatai szobánként állíthatóak. Az admin beállításnak megfelelően erre rákérdez vagy automatikusan beállítódik.
 |
 |
Szobánkénti törlés esetén, ha a törlés kötbérmentes és az előleg online fizetve van, akkor a szobára vonatkozó előleg érték visszatérítésre kerülhet. Ennek előfeltétele, hogy a fizetési mód támogassa a visszatérítést (pl.: SimplePay, Barion). A csak szobákra vonatkozó visszatérítést egy külön kapcsolóval lehet szabályozni. Ha nem aktív, akkor csak szoba törléskor nincs automata visszatérítés. Ez esetben a szálláshely a későbbiekben rendezheti az előleget a vendéggel.
Front oldali megjelenés
GuestHub elérése
A vendégek számára a GuestHub felülete a foglalásról kiküldött visszaigazoló e-mailből érhető el.
A GuestHub élesítése előtt rögzült foglalások során nem került kiküldésre a PIN-kód, valamint az összegzés oldalra mutató link, azonban a befizetés, és szoba lemondás oldalak a visszaigazolásból továbbra is elérhetőek.
A fent említett beállítástól függően, a "Foglalás kezelése" gombra kattintva …
-
vagy az alábbi bejelentkezési felületre érkezik a vendég:
-
vagy a GuestHub Foglalás összegzés oldalán landol:
Foglalás összegzése
A Foglalás összegzés oldalon megtalálható minden, a vendég foglalásával kapcsolatos részletes információ.
A legfelső blokkban megtalálható a foglalás időpontja, száma, a foglalás státusza, valamint a szálláshely rövid leírása, képe, illetve címe:
Az ezt követő szekció tartalmazza a foglalással kapcsolatos alapadatokat, illetve foglalás lemondásával, illetve előleg befizetésével kapcsolatos műveleteket:
-
1. blokk: be- és kijelentkezéssel kapcsolatos információk
-
2. blokk: foglalás adatai
-
időpontja,
-
szobák,
-
éjszakák,
-
vendégek száma
-
3. blokk: foglalás fizetésével kapcsolatos adatok
-
végösszeg
-
előleg
-
fizetési határidő
-
kötbér
-
státusz
Loyalty pontok, valamint Voucher beváltásakor a 3. blokk kiegészítődik a releváns információkkal, hogy a felhasználó számára is teljesen egyértelmű legyen a végösszeg pontos alakulása.
| Hűségkedvezmény esetén megjelenik a felhasználó aktuális szintje, annak megnevezése és a hozzá tartozó kedvezmény mértéke, valamint a beváltott pontok száma és azok pénzbeli értéke. | Utalványbeváltás esetén feltüntetésre kerül a beváltott utalvány(ok) sorszáma és levont összege. |
 |
 |
Az összegzés oldal utolsó szekciójában a foglaláshoz tartozó szobák blokkjai találhatóak. A szoba blokkoknál fel van tüntetve az adott szobához tartozó éjszakák száma, a szoba vendégei, a szoba leírása, a szoba ára és tartalma, a szobára értelmezett kötbér értéke (a szoba előlege), a szobára érvényes kötbér határidő, valamint az alsó részen megtalálható a szoba lemondása gomb, továbbá a lemondási feltételek.
A szoba részletei gombra kattintva a vendég megtekintheti a szoba részletes leírását:
Az ár tartalmazza gombra kattintva megtekintheti a szoba árának pontos alakulását. A szoba teljes árát, a kedvezmény mértékét, továbbá az igényelt upsell szolgáltatások díját is:
Előleg befizetése
Amennyiben a foglalás előleg köteles, melyet a vendég még nem fizetett, az összegzés 3. blokkjában megtalálható "Előleg befizetése" gombra kattintva kezdeményezheti ennek kiegyenlítését.
Fontos megemlíteni, hogy offline típusú előleg fizetési mód kiválasztása esetén kizárólag a fizetési mód típusa kerül módosításra, de ettől még az előleg nem kerül automatikusan kiegyenlítésre, míg bankkártyás fizetés esetén a vendég ténylegesen befizetheti az előleg összegét.
Offline fizetési mód kiválasztása esetén, és a fizetési mód véglegesítését követően az alábbi oldal fogadja a vendéget:
Bankkártyás fizetés esetén a rendszer automatikusan átirányítja a felhasználót a választott fizetési szolgáltató biztonságos fizető felületére. A tranzakciót követően – legyen az sikeres vagy sikertelen – a felhasználó visszairányításra kerül a korábban megjelölt oldalra.
Az egyetlen különbség a megjelenített információkban rejlik:
-
mind sikeres, mind pedig a sikertelen bankkártyás fizetések esetén is megjelennek a tranzakciós adatok,
-
továbbá sikertelen befizetés esetén a státusz "sikertelen" állapotú lesz, valamint megjelenik egy "Vissza a befizetéshez" gomb is, amely lehetőséget biztosít az előleg befizetésének újbóli megkísérlésére.
 |
 |
Az előleg sikeres befizetése esetén, a foglalás összegzése oldalán található foglalás fizetésével kapcsolatos adatok blokkban az előleg befizetése gomb helyett az "Előleg befizetve" felirat lesz látható:
Foglalás módosítása
Foglalás dátumának módosítása
Új funkcióként, vendég oldalról bevezetésre került a foglalás dátumának módosítási lehetősége, amely - amennyiben admin oldalon aktiválva van ezen funkció lehetősége - az összegzés oldal 2. szekciójának 1. blokkjában található "Dátumok módosítása" linkre kattintva kezdeményezhető.
A rendszer ezt követően megjelenít egy dátumválasztót, ahol a vendég beállíthatja az általa újonnan kiszemelt időszakot.
Előleggel kapcsolatos információ:
- korábbi foglalása nem volt előleg köteles, vagy a meghatározott előleg még nem lett befizetve:
-
- amennyiben az új foglalás nem előleg köteles: nincs előleg
- amennyiben az új foglalás előleg köteles: új előleg kalkulálódik
-
- korábbi foglalása előleg köteles volt, és az előleg be lett fizetve:
-
- amennyiben az új foglalás végösszege magasabb, mint a korábbi foglalás során befizetett előleg: a befizetett előleg "átvezetésre" kerül az új foglaláshoz (pl.: hiába kalkulálódna több, vagy épp kevesebb előleg az új időszakra vonatkozóan, ha korábban 50.000 Ft előleget fizetett be a vendég, akkor utóbbi fog érvénybe lépni, és az összegzés oldalon megjelenni)
- amennyiben az új foglalás végösszege alacsonyabb, mint a korábbi foglalás során befizetett előleg (pl.: 50.000 Ft előleg került befizetésre, de a dátum módosítás során rövidebb időszakra szeretne foglalni a vendég és 48.000 Ft lesz a foglalás teljes végösszege): a rendszer nem engedi módosítani a foglalást
-
Fontos kivétel! Offline fizetés esetén, amennyiben a vendég korábbi foglalása előleg köteles volt, amelyet ki is egyenlített, azonban - szálláshely oldalról, az admin felületen - nem lett fizetett státuszúra állítva a foglaláshoz tartozó előleg, majd a vendég időközben sikeresen módosítja a foglalás dátumát, akkor a rendszer új előleget kalkulál, s amennyiben az új előleg eltér a korábbitól, azt a szálláshelynek egyedileg kell kezelnie.
Példa: 50.000 Ft előleget befizetett a vendég -> szálláshely még nem állította fizetett státuszúra -> vendég módosítja a foglalás dátumát -> új (nagyobb/kisebb összegű) előleg kalkulálódik, mivel a rendszer még fizetetlenként érzékelte a korábbi foglaláshoz tartozó előleget -> manuálisan kell lekezelni
Amennyiben a vendég által kiválasztott időszakra nem módosítható a jelenlegi foglalás, vagy bármi egyéb hiba adódna, még itt a dátumválasztó oldalon megjelenítjük a vendég számára.
A dátum kiválasztását követően előfordulható hibák, és a hozzájuk kapcsolódóan megjelenített hibaüzenetek:
- Általános hiba: Érvénytelen kalkuláció paraméter. Kérjük, keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
- A kiválasztott időszakra nem módosítható a jelenlegi ajánlat: A kiválasztott időszakra nem módosítható a jelenlegi foglalás, mivel az tartalmaz legalább egy olyan feltételt, amely az új időszakban nem teljesülhet. Kérjük, módosítsa a foglalási időszakot vagy keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
- Korábbi foglalás időszakával meggyező dátum: A foglalás időszakával megegyezik a kalkulált időszak. Kérjük, módosítsa a foglalási időszakot vagy keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
- Korábbi foglalás során kiválasztott extra szolgáltatás nem elérhető az újonnan megadott időszakban: A kiválasztott időszakban a foglaláshoz választott extra szolgáltatás nem érhető el. Kérjük, módosítsa a foglalási időszakot vagy keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
- Korábbi foglalás során kiválasztott extra szolgáltatás elérhető ugyan, de a rendszer - egyéb okból kifolyólag - nem engedte beállítani az újonnan megadott időszakhoz tartozóan: A kiválasztott időszakban a foglaláshoz választott extra szolgáltatás áthelyezése sikertelen. Kérjük, módosítsa a foglalási időszakot vagy keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
- A kiválasztott időszakban nem érhető el minden jelenlegi ajánlat: A kiválasztott időszakra nem módosítható a jelenlegi foglalás, mivel az tartalmaz legalább egy olyan feltételt, amely az új időszakban nem teljesülhet. Kérjük, módosítsa a foglalási időszakot vagy keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
Amennyiben a rendszer nem futott hibára a módosításokkal kapcsolatos adatok ellenőrzése során, a "Mutasd az ajánlatokat" gombra kattintva a rendszer a háttérben elvégzett kalkulációt követően, a vendégek számára - az aktuális árakkal számolva, a korábban megadott foglalási adatokat figyelembe véve - az újonnan megadott időszakra vonatkozóan megjeleníti az elérhető ajánlato(ka)t.
A foglalás módosításának pillanatában, azaz az "Elfogadom az ajánlatot" gombra kattintva előfordulható, általános hibaüzenet: A foglalás elfogadás folyamatban hiba történt. Kérjük, keresse kollégáinkat a megadott elérhetőségek egyikén.
Amennyiben a vendég elfogadja az ajánlatot, egy sikeres dátum módosításról szóló üzenetet fog kapni, a foglalás összegzésének oldalán pedig az új adatok alapján befrissülnek a megfelelő információk.
Vendég által történt dátum módosításának esetén mind a szálloda, mind pedig a vendég részére foglalás módosításáról szóló e-mail kerül kiküldésre.
Szoba lemondása
Abban az esetben, ha a foglaláshoz kapcsolódóan több szoba is tartozik, és a lemondani kívánt szoba ténylegesen lemondható, a vendég a "Szoba lemondása" gombra kattintva kezdeményezheti ennek lemondását:
Szoba sikeres lemondását követően az alábbi oldal jelenik meg a vendégnek:
Az összegzés oldalon ezt követően a vendég az adott szoba blokkjánál már csak a lemondott szoba kapcsolatos adatait láthatja, de egyéb műveleteket nem kezdeményezhet:
Fontos megemlíteni, hogy ...
• amennyiben a foglalásban legalább egy "nem lemondható" szoba szerepel, a foglalás teljes egészében nem lemondható,
• amennyiben a foglalásban utalvány vagy loyalty pontbeváltás történt, akkor a szobánkénti lemondás nem aktív, így a vendég által kizárólag a teljes foglalás lemondása lehetséges (szobánkénti lemondás esetén egyeztetnie kell a szálláshellyel),
• szoba lemondásakor (amennyiben az automata visszatérítés aktív) a rendszer a kötbérmentes időszakban a befizetett előleget automatikusan visszatérítheti (vendég általi és admin oldali lemondás esetén is),
• amennyiben a foglalás - előleg meg nem fizetése miatt - a rendszer által kerül törlésre, akkor a rendszer a teljes foglalást törli, szobánkénti törlésre ilyen esetben nincs lehetőség,
• szoba lemondása esetén a módosított foglalás visszaigazolásában az újraszámolt értékek (előleg, végösszeg, stb.) jelenik meg.
Foglalás lemondása
Alapvető változás, hogy foglalás lemondásakor a szobák lemondási feltételeinek típusai, azaz "lemondható" vagy "nem lemondható", kiértékelődnek. Amennyiben olyan - még élő - foglalásról beszélünk, amely nem tartalmaz nem lemondható szobát, abban az esetben a "Foglalás lemondása" gombra kattintva a vendég kezdeményezheti a foglalás teljes lemondását. Ellenkező esetben, ha a foglalásban nem lemondható szobát is tartalmaz, akkor a foglalás online nem lemondható, így a vendégnek fel kell vennie a kapcsolatot veletek.
Foglalás sikeres lemondását követően az alábbi oldal jelenik meg a vendégnek:
Az összegzés oldalon ezt követően a vendég már csak a lemondott foglalásával kapcsolatos adatait láthatja, de egyéb műveleteket nem kezdeményezhet:
No Comments